近年注目され導入する企業も増えているリモートワーク。
皆さんの周りにも実施している方や、実施を検討している方も多いのではないでしょうか。
リモートワークの普及が広まると、リモートでミーティングを行う機会も多いでしょう。
自身の会社はリモートワークを導入しておらずとも、先方がリモートワークのため、オンラインでのリモートミーティングを行う機会も増えていきます。
今回はリモートミーティングでの注意点についてお伝えします。
どのオンライン会議ツールを使うのかを事前に明確にする
オンライン会議のツールは様々にあります。
会社ごとに使用できるもの、できないものがあるため、事前に使用予定のツールを明確にしておくのがよいでしょう。
また、初めてのツールを使用する場合は、事前に接続テストなどを行い問題なく使用できることを確認するようにしましょう。
相手に合わせた適切な服装で実施する
リモートミーティングの場合、訪問して行う際と比較して、全身で正装をする必要は必ずしもないでしょう。ただし、少なくとも画面に見える上半身の服装は、相手の失礼に当たらない適切なものにしましょう。
オンライン会議ツールの背景を適切に設定する
プライベートで使用する場合は、何でも構いませんが、ビジネスで使用する場合は、カジュアルになりすぎないように注意しましょう。社内でのラフなミーティングであればカジュアルなものでも良いと思いますが、商談などの場合は余計なところで信用を下げないためにも、適切なものにしましょう。
自社で用意されているものであればそれを活用し、ない場合はデフォルトで入っているものや、背景がぼかされるものを活用すると良いでしょう。
イヤフォンを使用するなどして声の届き方に注意する
リモート会議で一番注意が必要なのは、声が届くかどうかです。
マイクを使用しなくても届く場合はありますが、相手のうまく届いていないと感じる場合は、マイクの設定などを気をつけたり、別途購入するなどしましょう。
通常のミーティングであれば、スマートフォンを購入した際などについてくるイヤフォンで問題ない場合がほとんどですので、まずはそれを活用してみましょう。
キーボードのタイプ音に注意する
リモートミーティングで案外気になってしまうのは、キーボードのタイプ音です。
マイクの接続状況などによっては、音が響いてしまうこともあるので、ミュートにして打ったり、自分が話す必要がある場合は別の人に依頼するなど気をつけましょう。
録画機能を使用する際は、録画して問題ないか確認する
リモートミーティングの利点は、録画ができることです。録画することで、参加していないメンバーにも共有したり、後から見直せたりもできます。
ただし、商談の際に機密資料などが含まれているなどで、録画をしない方がよい場合もあるます。
録画をする際は、先方に確認するなどしましょう。また、録画の開始と終了は都度選択できる場合が多いので、うつしたくない場合は一回録画を切って、録画可能になった時点で再開するなどすると良いでしょう。
可能であれば、アイスブレイクを行う
最後に機能や環境面のことではありませんが、アイスブレイクを行うと、会議がスムーズになるでしょう。オンラインだと、相手の表情がわかりにくく、声も機械的に聞こえてしまい、どうしても固い雰囲気になってしまいます。
可能な範囲でアイスブレイクを行い、場が和らいでから本題に進むことで、スムーズに議題を進められる効果があります。
アイスブレイクの話題は、近自分自身にあった出来事や、世の中で起きているニュースなど場が和みそうなものであれば何でもOKです。
お勧めは、商談先の企業の最新の良い（ポジティブ）なニュースを取り上げると良いでしょう。
ニュースリリースをみて、新製品の発表などが行われていた場合、その話を振ると会社の情報獲得や理解を深めることにもつながります。
ただ、杞憂だとは思いますが、商談先のニュースでも、ネガティブなニュースの場合、アイス（氷）がブレイク（破壊）することにはつながらないので注意しましょう。
まとめ
今回はリモートミーティングでの注意点を述べてきました。
様々に書きましたが、一番大切なのは、相手の企業や人に合わせていくことです。
細かいルールや配慮に関しては、企業や人によって異なるので、大前提失礼にならないように、そして好印象を与えられるように工夫していきましょう。
