近年、注目され導入する企業が増えているリモートワーク。皆さんの中にも実践している方や、実践進したいと考えている方も少なくないのではないでしょうか？
一方で、リモートワークをしていてよく聴く悩みが、コミュニケーションの方法がわからないというものです。本記事では、ケース別にリモートワーク下でのコミュニケーション方法について紹介していきます。
リモートワークとは？
本題に入る前にリモートワークの概要について紹介します。
リモートワークとは「remote（遠隔）」と「work（仕事）」を組み合わせた造語で、オフィスから離れた場所で業務を行うことを指します。
リモートワークと似た言葉として、「テレワーク」というものもあります。
こちらは「tele（離れて）」と「work（仕事）」を組み合わせた造語で、意味は同様です。
2020年頃からの新型コロナウイルスの流行に伴い注目された働き方で、導入する企業も、実践をする方も増えてきています。
リモートワークでのコミュニケーションの課題
ここからはリモートワークでのコミュニケーションの課題について、代表的なものを紹介します。
組織に馴染みにくい
主に新入社員が抱える悩みが、自分が働く部署や会社などの組織に馴染みにくいというものです。
オフィスで働く場合は、部署や会社などの雰囲気や、一緒に働く人の人となりは自然とわかります。しかし、リモートワークの場合は、そういった雰囲気や人となりは見えにくいです。
もちろん入社前の面接や面談、研修などでわかる部分もありますが、オフィスで働く場合と比較して、圧倒的に自然と入ってくる情報量が少なくなってしまいます。
また、自分自身のことを知ってもらう機会も減るため、中々顔を覚えてもらいにくいという面もあります。
相談がしづらい
業務上で困ったことがあり質問したい場合も、コミュニケーションの課題を感じるかもしれません。
オフィスにいれば、すぐ声をかけて直接PCなどを見ながら、教えてもらうことができます。結果、早く、わかりやすく相談事項が解消されると思います。
一方で、リモートワークの場合、相談事項がある際に、チャットやメール、電話などでまず連絡を取る必要があります。そして、画面を直接見られないので、口頭でうまく説明が必要です。
もちろん、WEB会議システムを用いれば画面を共有して話せますが、操作しているのはあくまで相手か自分の一方なので、ややわかりにくさが出てしまいます。
雑談ができず、親睦が深まらない
オフィスで働く場合は、自然と隣の席の人と雑談したり、お昼ご飯を一緒に食べるなどする機会も少なくないでしょう。結果、働く人同士で人となりを知り、親睦が深まります。
「別に会社の人と親睦を深めなくても良い」と思う方もいらっしゃると思います。
もちろん、極度に仲良くなる必要はありませんが、適度に相手のことを知り、自分のことを知ってもらっていた方が、仕事はしやすくなるでしょう。
部下の状況を把握できない
オフィス出社と比較して、リモートワークでは、上司は部下の状況を把握しにくいでしょう。
ここで指す状況とは様々で、仕事の進捗から、抱えている仕事量・キャパシティ、体調面、精神状態などです。オフィスで働いていれば、そのような仕事の状況や体調変化にも気がつきやすいですが、リモートワークだと、そもそも顔を見て話す機会も減るため、気がつきにくくなってしまいます。
部下も上司には相談しづらいことも多いので、気づかないうちに部下にストレスや不満が溜まっていたりして、場合によっては、ある日突然退職を申告されるという事態になる可能性もあります。
リモートワークでコミュニケーションをとる方法
では、リモートワークでのコミュニケーション課題を解決するためには、どうすれば良いでしょうか。具体的な方法をお伝えします。
リモートランチを行う
時間を合わせる必要はありますが、リモートランチを行うことで、短時間で他の社員や部署の雰囲気を知ることができます。
リモート飲み会などでも良いですが、夜の時間帯は予定が合わなかったりとハードルが高いと思います。昼の時間であればサクッと集まって話して仕事に戻れます。
リモートミーティングの冒頭で多めにアイスブレイクを取る
リモートランチなどで予定を合わせることがハードルが高い場合もあると思います。
その場合、ミーティングの冒頭で多めにアイスブレイクの時間を取るのも有効です。
アイスブレイクと言っても身構える必要はなく、最近の流行っているものやニュース、ハマっているものなどの近況を簡単に話すだけでもOKでしょう。
業務と関係ない話をして、相手を知って、自分を知ってもらうことで、業務が円滑に進む関係性の基礎が築けていけます。
1on1などの定例ミーティングを設ける
定例でミーティングの時間を設けてしまうのも有効です。
1on1は、主に上司と部下が仕事の状況や、困っていることなどを話すミーティングです。
毎週●曜日の●時からミーティング、などと決めておくことで、上司は状況の把握などができ、部下は業務などの困っている点の相談ができるでしょう。
たまには予定を合わせて出社をしてみる
可能であれば部署のメンバーなどで予定を合わせて出社してみるのも良いでしょう。
会社の規則で出社制限などがある場合は厳しいですが、可能であれば定期的にオフィスに集まって、ランチをしたりすることで、距離がグッと縮まるでしょう。
まとめ
リモートワークが社会から注目を受け始めてまだ日が浅いです。
多くの会社や、働く社員が、どうすれば充実した仕事ができるか模索をしている段階です。
もしあなたがコミュニケーションの課題を感じている場合、おそらく他の社員も感じているでしょう。
身構えずに、まずは軽く、上司や同僚に相談をしてみると良いでしょう。
